همیشه فکر می کنین مطالبی که می خواید ارائه بدین، با وجود حجم انبوهی از اطلاعات، جذابیت و یا کاربرد لازم رو نداره؟ وقتی می خواید مطلبی رو واسه یک سخنرانی آماده کنین، مونده اید چیجوری اونو ارائه بدین؟ در این مقاله نکاتی در مورد طرز تهیه پاورپوینت عالی رو می خونین که به کمک اونا می تونین یک ارائه عالی و منحصربه فرد واسه سخنرانی خود تهیه کنین.

 

استیو جابز در همایش Macworld سال ۲۰۰۸، سخنرانی خود رو با این جمله شش کلمه ای شروع کرد: «اتفاق هیجان انگیزی در شرف وقوعه» از استیو جابز بیشتر به عنوان یکی از بهترین سخنرانان در بین مالکان ابَرشرکتای آمریکایی یاد می شه. رمز موفقیت استیو جابز در سخنرانیای خود یک نکته بسیار ساده بود، اون می دونست چیجوری باید داستان تعریف کنه. یک ارائه پاورپوینتی موثر هم مثل یک سخنرانیِ تبلیغ محصول، باید از یک داستان متقاعدکننده بهره مند باشه. وجود یک داستان جذاب در ارائه شما واکنشی احساسی رو در شنونده تحریک می کنه و باعث می شه مخاطب حتی در روبرو شدن با سخنرانیایی با موضوعاتی مثل ترکیب بدهیای شرکتا یا مباحث مالیِ تکمیلی هم با شما همراه شه. رمز این همراهی در سه نکته خلاصه می شه: توجه مخاطبان خود رو جلب کنین، تمرکز اونا رو روی مسئله مورد نظر خود حفظ کنین و از وسایل دیداری درست واسه انتقال پیام خود بهره ببرین. تهیه ی یک پاورپوینت عالی با رعایت این اصول باعث می شه در هر حالتی مخاطب خود رو بر سر ذوق بیارین، چه در حال تشریح یک ایده واسه یک سرمایه گذار باشین، چه در حال معرفی یک محصول به مشتری و چه در حال بررسی فصلنامه نتایج شرکت.

تهیه ی یک پاورپوینت عالی بسیار ساده تر از چیزیه که تصور می کنین. واسه این منظور معمولا حتی احتیاج نیس طراح، نویسنده یا سخنرانی عالی باشین تا بتونین یک ارائه جالب توجه داشته باشین. فقط باید بدونین که چیجوری توجه و کمی از قوه ی تخیل مخاطب خود رو به چنگ بیارین. این مقاله شامل چند ترفند کلیدیه که با کمک اونا می تونین یک ارائه فراموش نشدنی واسه مخاطبان خود تهیه کنین.

ارائه ای تهیه کنین که در دل خود یک داستان داشته باشه

ژانت بُرنمن، یکی از طراحان خلاق PowerPoint Studio، واقع در اَکتُن ایالت ماساچوست، در این مورد می گه: «من سعی می کنم ارائه ای رو تهیه کنم که حتما در دل خود یک داستان منطقی داشته باشه.» مشتری هایی اصلی پاورپوینتایی که بُرنمن طراحی می کنه، شرکتای تجاری هستن و از نظر اون یک ارائه خوب مثل یک متن ادبی باید دارای مقدمه، میونه و انتها باشه. در بخش مقدمه معمولا به مخاطب خود می گین که قراره در چه مورد با اون صحبت کنین، بخش میونه به بیان صحبتای اصلی شما اختصاص داره و در آخر گفته های خود رو جمع بندی می کنین. بُرنمن در مورد ساختار هر اسلاید هم ترفند هوشمندانه ای رو پیشنهاد می ده. به نظر اون بهتره هر اسلاید شامل پنج خط و هر خط شامل پنج کلمه باشه.

گای کوازاکی، سرمایه گذار، کارآفرین و سهامدار شرکتای تجاری واسه تهیه ی پاورپوینتایی که هدف اونا جذب سرمایه گذار واسه موسسان و کارآفرینانه از تکنیک منحصر به فردی واسه ایجاد یک خط داستانی استفاده میکرد. کوازاکی روش خود رو «قانون ۱۰/۲۰/۳۰» می نامد و شما به کمک اون می تونین ساختار خط داستانیِ ارائه خود رو خوب شکل بدین. کوازاکی در وبلاگ شخصی اش، در مورد روش خود اینطور توضیح می ده: «روش کار بسیار ساده س!؛ پاورپوینت شما باید ۱۰ اسلاید داشته باشه، ارائه اون بیشتر از ۲۰ دقیقه طول نکشد و اندازه هیچ یک از فونتای اون کمتر از ۳۰ نباشه.»

ساختار پیشنهادی کوازاکی واسه یک ارائه مناسب، جهت جذب سرمایه گذار به توضیح زیره:

  1. طرح مسئله؛
  2. راه حل پیشنهادی؛
  3. مدل تجاری؛
  4. فناوری اصلی؛
  5. بازاریابی و میزان فروش؛
  6. رقبای موجود در بازار؛
  7. تیم مسئول پروژه؛
  8. طرح و نقاط کلیدی پروژه؛
  9. وضعیت و زمانبندی پروژه؛
  10. جمع بندی و دعوت به اقدام پروژه.

صرف نظر از ساختار خاصی که واسه ارائه خود انتخاب می کنین، خط داستانی شما باید سه هدف اصلی رو در برگیرد: چهارچوب موضوع رو مشخص کنه، رقابتای اصلی رو معرفی و روش روبرو شدن ی شما با مسئله رو بگه.

حتی کم هم زیاده

واسه همه ما پیش اومده پاورپوینتی آماده کنیم که پر از حجمی بی انتها از بولِتا، جملات و نمودارها باشه. گرچه شاید این موضوع واسه خودتون هم روشنه، ولی به نظر بُرنمن استفاده از این روش بزرگ ترین و البته عادی ترین اشتباه یک سخنران هستش. هروقت یک سخنران جزییات زیادی رو در اسلایدهای خود فهرست کنه، تعداد کمی از مخاطبان میتونن تموم این جزییات رو بفهمن.

به باور ی بُرنمن در یک ارائه عالی تنها باید رئوس مطالب رو اشاره کرد. مثلا سخنرانیای استیو جابز به این مشهور بود که اون در اسلایدهای خود به جای متن کامل از تصاویر استفاده می کرد. بعضی وقتا استفاده از تصویر یک محصول جدید یا دو یا سه کلمه کلی از اصل ماجرا واسه انتقال معنی کافیه. بُرنمن در این مورد می گه: «بعضی می ترسن از اسلایدایی استفاده کنن که تنها دارای یک کلمه باشه، ولی استفاده از اینجور اسلایدهایی یک امتیاز بزرگ داره: مخاطب میتونه پیش از رفتن به موضوع بعدی اطلاعات مندرج در اسلاید قبلی رو خیلی راحت پردازش کنه.»

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   چه جوری یک ساله شد

استفاده از این ترفند واسه بخش بندی ارائه شما بسیار مفیده. هروقت می خواید یک موضوع رو به انتها رسانده و وارد موضوع بعدی شید استفاده از اسلایدهای ساده و تک کلمه ای باعث می شه مخاطب داده های بخش قبلی رو تو ذهن خود جمع بندی و پردازش کنه. با استفاده از این روش مخاطب شما فرصتی می باید تا در مورد چیزی که بهش می گین، تامل کنه. بُرنمن در این رابطه این نکته رو هم اضافه می کنه که «بسیار مهمه که ذهن مخاطب بتونه روی یک ایده یا فکر خاص تامل کنه. پس اگه ذهن مخاطب خود رو با جریان مداومی از کلمات بمباران کنین ذهن اون کم کم خسته می شه.»

به باور ی جیم کُنفالُن، پایه گذار و طراح خلاق در استودیوی طراحی ProPoint Graphics در شهر نیویورک، افراد در روبرو شدن با اسلایدهایی که بیشتر از اندازه با متن پر شدن، خیلی راحت از توجه به اونا پرهیز می کنن. به نظر اون، «اینجور اسلایدهایی تو ذهن مخاطب کم کم به تصویر زمینه نمایشگر تبدیل می شن.» یعنی اونا ترجیح میدن تا اینطور اسلایدها رو از دامنه ی توجه خود خارج کنن.

مخاطب شما به فرصتی احتیاج داره تا داده های دریافتی رو هضم کنه. پس از درنگ کردن روی یک اسلاید و یا تهیه ی اسلایدی که تنها شامل یک تصویر باشه، اصلا نترسین. پذیرش خطرهایی مثل این به شما کمک می کنه ارائه خود رو خیلی راحت به مخاطب خود عرضه کنین و مانع از اون شید تا اون با نگاهی بی حال و پر از خستگی به شما و ارائه تون زل بزنه.

سادگی مهمه: به فکر برندتون باشین

کلیپ آرت دشمن تموم ارائه های عالیه. وقتی که واسه ارائه تون پاورپوینت درست می کنین، قرار دادن کلیپ آرت، جابجایی بین صفحات و هر انیمیشن نخ نمای دیگری که به کار ببرین، یک راه ساده واسه آلوده کردن نام برندتونه. گرچه استفاده از اونا آسونه، باعث می شه برند شما معمولی و از مد افتاده به نظر برسه. از این گذشته، هرکسی که از مایکروسافت استفاده کنه، به همه اون عکسا و کلیپ آرتا دسترسی داره و به احتمال زیاد همه اونا رو جاهای دیگر دیده.

برنومن می گه: «نباید به سیرک افکتا تبدیل شید، به همون رنگا و فونتا قانع باشین و روی پیغام تمرکز کنین. هرچیزی که در پاورپوینت شما قرار میگیره باید دلیلی داشته باشه و هیچ دلیلی واسه استفاده از افکت در اسلایدها وجود نداره.»

ممکنه در دام استفاده بیشتر از حد از نمودارها و جدولا واسه بیان منظورتان بیفتید. اما اگه این تصویرها واسه بیان اطلاعات و جلو بردن اطلاعات لازم نیستن، پس واسه در داستان شمام جایی ندارن. کُنفالُن می گه: «هرچیزی که می تونه اختیاری باشه رو دور بریزین. اگه محتوای جالبی وجود نداشته باشه، هرکاری که کنین هیچ فایده ای نداره.»

تمرین، تمرین و بازم تمرین

اهمیت سخنرانی شما در کنار پرده ی نمایش، دقیقا به اندازه اهمیت اسلایدهای روی پرده ی نمایشه. هنگامی که در حال ارائه پاورپوینت خود هستین حتما کمی حس و حال رو هم به سخنرانی خود اضافه کنین. کارمین گالو، استاد علوم ارتباطات، در ستون ثابت خود در نشریه ی بیزنس ویک (Business Week)، نکته ای رو در این مورد یادآوری می کنه: «بیشتر سخنرانان فکر می کنن در بین ارائه مطالب خود باید خالی از هر گونه احساس باشن. باید به همه اونا بگم، اگه نسبت به محصول یا خدمات خود هیچ اشتیاقی نشون ندین، چیجوری می تونین از مخاطبان تون اینجور انتظاری داشته باشین؟»

تنها روش کاربردی واسه افزایش اعتماد به نفس در بین سخنرانی، تمرینه. اگه واسه تهیه ی مطالب خود ۱۵ ساعت وقت صرف کردین، واسه ارائه اونا هم باید ۱۵ ساعت وقت صرف کنین. در طول سخنرانی خیلی به یادداشتای خود تکیه نکنین چون مخاطب توقع داره سخنران به جای توجه به دست نوشته هاش، بیشتر بهش توجه کنه.

کُنفالُن این مسئله رو هم به مشتریانش گوشزد می کنه که بیشتر حضار، بعد از برنامه تنها نکات بسیار کلیدی ارائه شما رو به یاد دارن، پس احتیاجی نیس که اونا رو با نکات ریز و جزئی سردرگم کنین. بهتره این جزئیات رو در بروشورهایی درج کنین که پیش از سخنرانی بین اونا پخش می کنین.

هدف شما از ارائه یک پاورپوینت سعی واسه فروش چیزی به مخاطبه، فرقی نمی کنه اون چیز یک ایده یا محصول باشه یا فقط معرفی خود شما. اگه عنوان ارائه شما خسته کننده باشه، نمی تونین به این بهونه مخاطبان خود رو مجبور کنین که یک ارائه خسته کننده رو هم شاهد باشن. کُنفالُن در این مورد اینطور پیشنهاد می کنه: «موضوع چه جذاب باشه چه نباشه، شما باید نکات کلیدی بحث رو به شکل ارائه خود تخلیص کنین و واسه رسیدن به این هدف استفاده از عنصر اطمینان و اشتیاق در کلام، تنها وسیله شماس.»

منبع : inc

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳

دسته‌ها: آموزشی